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Rechtliches

Datenschutzerklärung

1. Geltungsbereich

Diese Datenschutzerklärung regelt die Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Nextep-Personal GmbH (im Folgenden „Nextep“) im Rahmen ihrer Tätigkeit als Personalvermittler für Festanstellungen.

Sie gilt für:

  • Kandidaten / Bewerber
  • Kundenunternehmen
  • Geschäftspartner
  • Website- und Portalbesucher

Hinweis für EU-Kandidaten: Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt zusätzlich unter Einhaltung der EU-DSGVO, falls Sie in der EU ansässig sind.

2. Verantwortlicher

Nextep GmbH
Bahnhofstrasse 24, 5506 Mägenwil, Schweiz
E-Mail: info@nextep-personal.ch

Ein interner Datenschutzverantwortlicher überwacht die Einhaltung aller gesetzlichen Vorschriften.

3. Zwecke der Datenverarbeitung

3.1 Personalvermittlung:

  • Identifikation, Ansprache, Vorauswahl und Präsentation von Kandidaten
  • Erstellung und Verwaltung von Kandidatendossiers
  • Interviews, Assessments, Referenzprüfungen
  • Dokumentation von Vermittlungsprozessen

3.2 Mandats- und Abrechnungsabwicklung:

  • Honorarberechnung, Rückerstattungen, Spesenabrechnung
  • Rechnungsstellung, Zahlungsüberwachung, Mandatsverwaltung

3.3 Rechtliche Pflichten:

  • Einhaltung des AVG, Arbeitsrechts, Steuerrechts, Buchhaltungspflichten
  • Weitergabe an Behörden, wenn gesetzlich vorgeschrieben
  • Dokumentation von Compliance-Massnahmen

3.4 Marketing und Kommunikation:

  • Newsletter, Jobangebote, relevante Informationen (nur nach Einwilligung)
  • Kundenpflege und Werbung für Dienstleistungen
  • Kontaktpflege über E-Mail, Telefon oder Social Media

3.5 Qualitätskontrolle und interne Analysen:

  • Prozessoptimierung, Statistiken, interne Auswertungen
  • Risikomanagement, Betrugsprävention, Auditierungen

3.6 IT- und Cloud-Services:

  • Hosting von Daten, Nutzung von CRM- und HR-Software, Backup, Security

4. Rechtsgrundlagen

4.1 Für Schweizer Kandidaten / Kunden:

  • Vertragserfüllung
  • Gesetzliche Verpflichtung
  • Einwilligung
  • Berechtigtes Interesse

4.2 Für EU-Kandidaten / Kunden:

  • Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b EU-DSGVO)
  • Gesetzliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c EU-DSGVO)
  • Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a EU-DSGVO)
  • Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f EU-DSGVO)

5. Kategorien personenbezogener Daten

5.1 Kandidaten / Bewerber

  • Identifikationsdaten: Name, Geburtsdatum, Adresse, Kontaktdaten
  • Beruflicher Werdegang: Ausbildung, Qualifikationen, Erfahrung
  • Bewerbungsunterlagen: Lebenslauf, Zeugnisse, Referenzen
  • Vergütung: Grundlohn, Boni, Gratifikationen, Provisionen, Pauschalspesen, 13. Monatslohn
  • Interne Notizen, Interviews, Assessments, Video- oder Fotoaufnahmen
  • Onlineprofile (LinkedIn, Xing, öffentliche Profile)
  • Webtracking (nur nach Einwilligung)

5.2 Kunden / Unternehmen

  • Unternehmens- und Kontaktdaten
  • Mandatsinformationen, Verträge, Rechnungen
  • Zahlungsinformationen

5.3 Externe Partner / Dienstleister

  • IT- und Cloud-Anbieter
  • Buchhaltung, Rechtsberatung, Recruiting-Software
  • Marketing-Tools

6. Empfänger und Datenweitergabe

  • Weitergabe an Kundenunternehmen für Vermittlung
  • Weitergabe an Behörden, wenn gesetzlich vorgeschrieben
  • Weitergabe an Drittanbieter, nur mit schriftlichem Auftragsverarbeitungsvertrag
  • Internationale Übermittlung: DSG-konform; EU-Kandidaten zusätzlich DSGVO-konform
  • Für die Auswertung von Bewerbungsunterlagen, das Matching und Textentwürfe setzen wir KI-Dienste von Anthropic (USA) ein. Für die Ähnlichkeitssuche im Matching wandeln wir Profil- und Stellentexte ohne Name und Kontaktangaben bei OpenAI (USA) in Zahlenwerte um. Beide Anbieter verwenden die Daten nicht zum Training ihrer Modelle.
  • Keine Weitergabe zu Werbezwecken ohne Einwilligung

6.1 Speicherung

  • Bewerberdaten: bis 12 Monate nach Stellenantritt
  • Kunden-/Mandatsdaten: mind. 10 Jahre
  • Marketingdaten: solange Einwilligung aktiv
  • Webtrackingdaten: solange Einwilligung oder statistischer Zweck
  • Nach Ablauf: sichere Löschung oder Anonymisierung

6.2 Rechte der betroffenen Personen

  • Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung
  • Widerspruch gegen Verarbeitung bei berechtigtem Interesse
  • Datenportabilität
  • EU-Bürger können zusätzlich ihre DSGVO-Rechte geltend machen (z. B. Recht auf Vergessenwerden, Widerruf Einwilligung)

Anfragen: info@nextep-personal.ch

7. Telefongespräche mit KI-Gesprächsnotiz («Klio»)

Bei Telefongesprächen über unsere Telefonanlage, ein- und ausgehend, kann ein KI-Assistent («Klio») eine Gesprächsnotiz für uns entwerfen. Ob das der Fall ist, hören Sie zu Beginn des Gesprächs in einer automatischen Ansage: «Guten Tag und herzlich willkommen bei Nextep Personal. Dieses Gespräch wird zu Dokumentationszwecken aufgezeichnet. Wenn Sie das nicht möchten, sagen Sie es bitte.» Vor dem Ende dieser Ansage wird nichts aufgezeichnet.

Zweck. Klio hält fest, was im Gespräch besprochen wurde, zum Beispiel Ihre beruflichen Wünsche, Lohnvorstellung, Verfügbarkeit oder Pensum bzw. bei Unternehmen den Personalbedarf und die Anforderungen. So geht nichts verloren, und wir können Ihnen passende Stellen bzw. passende Kandidaten vorschlagen.

Ablauf. Das Gespräch wird nach der Ansage aufgezeichnet. Nach dem Gespräch wandeln wir die Tonaufnahme in Text um. Aus diesem Text entwirft die KI eine kurze Notiz und schlägt allenfalls Änderungen an Ihrem Profil vor. Ein Mitarbeitender prüft den Entwurf, korrigiert ihn bei Bedarf und entscheidet, was gespeichert wird. Klio trifft keine Entscheidungen, und keine Angabe wird ohne diese Prüfung übernommen.

Was nicht stattfindet. Es findet keine Analyse von Stimme, Stimmung, Emotionen oder Persönlichkeit statt. Klio ist angewiesen, Angaben zu Gesundheit, Privatleben, Familie, Religion oder Politik nicht in die Notiz aufzunehmen, auch wenn sie im Gespräch vorkommen.

Speicherung:

  • Die Tonaufnahme wird verschlüsselt übertragen und nur bis zur Umwandlung in Text zwischengespeichert, normalerweise wenige Minuten nach dem Gespräch. Danach wird sie gelöscht. Klappt die Umwandlung nicht, wird sie nach rund zwei Stunden automatisch gelöscht.
  • Den Text des Gesprächs (Transkript) speichern wir nicht. Er wird bei uns nur so lange verwendet, bis der Notizentwurf erstellt ist, und danach verworfen. Wie lange unser KI-Anbieter übermittelte Daten aus technischen Gründen aufbewahrt, richtet sich nach dessen Bedingungen (siehe «Empfänger»).
  • Ein Notizentwurf, den niemand speichert, wird nach spätestens sechs Stunden gelöscht.
  • Aufbewahrt wird nur die von uns geprüfte Gesprächsnotiz, wie jede andere Notiz in Ihrem Dossier (Aufbewahrung gemäss Ziffer 6.1).

Empfänger. Die Tonaufnahme liegt bis zur Umwandlung auf unserem Telefonie-Server bei einem Hosting-Anbieter (IT- und Cloud-Anbieter gemäss Ziffer 5.3). Die Umwandlung der Sprache in Text erfolgt auf eigener Hardware, die wir selbst betreiben, und nicht bei einem externen Transkriptionsdienst. Für den Notizentwurf übermitteln wir das Transkript, nicht die Tonaufnahme, zusammen mit Name und Anrede der Person, falls bekannt, an unseren KI-Anbieter Anthropic (USA). Anthropic verwendet diese Daten nicht zum Training seiner Modelle und bewahrt sie nur so lange auf, wie es seine Vertragsbedingungen vorsehen. Die Übermittlung in die USA erfolgt auf Grundlage geeigneter Garantien (Standardvertragsklauseln, siehe Ziffer 6 «Internationale Übermittlung»).

Rechtsgrundlage. Wir informieren Sie vor jeder Aufzeichnung mit der Ansage. Setzen Sie das Gespräch danach fort, ohne zu widersprechen, sind Sie mit der Aufzeichnung zu diesem Zweck einverstanden. Die Bearbeitung stützt sich auf unser berechtigtes Interesse an einer vollständigen und korrekten Dokumentation unserer Gespräche im Rahmen der Personalvermittlung (für Personen in der EU: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Widerspruch. Sie können jederzeit widersprechen, vor oder während des Gesprächs: Sagen Sie es einfach. Wir schalten die Aufzeichnung dann sofort ab, und was bis dahin aufgezeichnet wurde, wird verworfen. Haben Sie Ihre Einwilligung zur Datenbearbeitung bei uns widerrufen, setzen wir Klio nicht ein, wenn wir mit der bei uns hinterlegten Telefonnummer telefonieren. Rufen Sie von einer anderen Nummer an, sagen Sie es bitte zu Beginn des Gesprächs. Für gespeicherte Notizen gelten Ihre Rechte gemäss Ziffer 6.2 (Auskunft, Berichtigung, Löschung). Anfragen: info@nextep-personal.ch.

9. Sicherheit

  • Verschlüsselte Datenübertragung (TLS/SSL)
  • Rollen- und Berechtigungsmanagement
  • Backups, Disaster Recovery, Audit-Logs
  • Datenschutzschulungen
  • Verträge mit Drittanbietern nach DSG / DSGVO

10. Webtracking und Cookies

Unsere Website verwendet Cookies und vergleichbare Technologien.
Cookies sind kleine Textdateien, die auf Ihrem Endgerät gespeichert werden. Sie dienen der technischen Funktionalität, Sicherheit sowie der Analyse und Optimierung unseres Online-Angebots.

Wir unterscheiden zwischen:

  • Notwendigen Cookies (technisch erforderlich)
  • Analyse-Cookies
  • Marketing-Cookies

Nicht notwendige Cookies werden ausschliesslich nach Ihrer ausdrücklichen Einwilligung gesetzt.
Sie können Ihre Einwilligung jederzeit über den Cookie-Einstellungs-Button widerrufen oder anpassen.

10.1 Einwilligungsverwaltung (Cookie-Banner)

Zur Verwaltung Ihrer Einwilligung setzen wir eine eigene, lokal eingebundene Lösung ein — es wird kein externer Consent-Dienst geladen.

  • Ihre Auswahl («Alle akzeptieren» oder «Nur notwendige») wird ausschliesslich in Ihrem Browser gespeichert (localStorage) und nicht an uns oder Dritte übermittelt.
  • Vor Ihrer Einwilligung werden keine Analyse- oder Marketingdienste geladen und keine entsprechenden Cookies gesetzt.
  • Sie können Ihre Auswahl jederzeit über den Link «Cookie-Einstellungen» in der Fusszeile ändern oder widerrufen.

10.2 Einsatz von Google Analytics 4

  • Diese Website nutzt Google Analytics 4, einen Webanalysedienst der
  • Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland (für Nutzer im EWR und der Schweiz).
  • Google Analytics dient der statistischen Auswertung der Nutzung unserer Website zur Optimierung unseres Angebots.
  • Verarbeitete Daten:
  • Gekürzte IP-Adresse (IP-Anonymisierung aktiviert)
  • Geräte- und Browserinformationen
  • Referrer-URL
  • Besuchte Seiten
  • Interaktionen
  • Verweildauer
  • Die IP-Adresse wird anonymisiert verarbeitet und nicht mit anderen Daten von Google zusammengeführt.
  • Rechtsgrundlage:
  • Schweiz: Einwilligung gemäss revDSG
  • EU: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung)
  • Google kann Daten in die USA übertragen. Die Übermittlung erfolgt auf Basis:
  • EU-Standardvertragsklauseln (SCC)
  • Teilnahme am EU-US Data Privacy Framework (sofern anwendbar)
  • Die Speicherdauer der Nutzerdaten beträgt maximal 14 Monate (oder gemäss aktueller Konfiguration).
  • Sie können Ihre Einwilligung jederzeit über den Link «Cookie-Einstellungen» in der Fusszeile widerrufen.

10.3 Google Ads Conversion-Tracking

  • Wir nutzen Google Ads, einen Online-Werbedienst der Google Ireland Limited.
  • Nach Ihrer Einwilligung wird gemessen, ob ein Besuch über eine Anzeige zu einer Kontaktaufnahme oder Bewerbung geführt hat (Conversion-Tracking).
  • Dabei können Cookies gesetzt und Daten wie besuchte Seiten, Geräteinformationen und eine gekürzte IP-Adresse verarbeitet werden.
  • Es werden keine Daten verarbeitet, mit denen wir Sie persönlich identifizieren können.
  • Rechtsgrundlage: Ihre Einwilligung (revDSG; für EU-Nutzer Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Widerruf jederzeit über «Cookie-Einstellungen» in der Fusszeile.

10.4 Drittstaatentransfer (USA)

  • Bei der Nutzung von Google-Diensten kann eine Übermittlung personenbezogener Daten in die USA erfolgen.
  • Wir weisen darauf hin, dass in den USA ein anderes Datenschutzniveau bestehen kann als in der Schweiz oder der EU.
  • Die Übermittlung erfolgt ausschliesslich auf Grundlage geeigneter Garantien, insbesondere:
  • Standardvertragsklauseln der EU-Kommission
  • Teilnahme am EU-US Data Privacy Framework (DPF), sofern anwendbar

11. Marketing

  • Versand von Jobangeboten, Newslettern, Informationen nur nach Einwilligung
  • Widerruf jederzeit möglich
  • Keine Weitergabe an Dritte ohne Zustimmung

12 Compliance & interne Richtlinien

  • Internes Datenschutzhandbuch & SOPs für Personalvermittlung
  • Protokollierung von Datenzugriffen und Verarbeitungsschritten
  • Regelmässige interne Audits
  • Einhaltung AVG, DSG, EU-DSGVO, Arbeitsrecht, Steuerrecht

13. Bezug zu AGB / Mandatsabwicklung

  • Datenverarbeitung notwendig für: Honorarberechnung, Rückerstattung, Kandidatenschutz, Mandatsdokumentation
  • Speicherung von Nachweisen für Vertragsdurchsetzung, Abrechnungen und Reklamationen

14. Änderungen

  • Nextep behält sich Änderungen jederzeit vor
  • Veröffentlichung der aktuellen Version auf Website
  • EU-Kandidaten werden bei wesentlichen Änderungen informiert

Kontakt

Nextep GmbH
Bahnhofstrasse 24, 5506 Mägenwil
E-Mail: info@nextep-personal.ch